Saviez-vous que la plupart des projets n'atteignent pas leurs objectifs initiaux , souvent à cause du manque de cadrage ? Vous êtes sûrement surpris d'apprendre cela, car en réalité, très peu de chefs de projet accordent réellement de l'importance à ce procédé. Pourtant, il s'agit d'une étape essentielle pour garantir la réussite de n'importe quel projet . Cet article explore l'importance du cadrage, ses points clés, ses outils et les méthodes de réalisation, entre autres .
Pourquoi cadrer un projet ?
Avant d'entrer dans le vif du sujet, rappelons d'abord ce qu'est le cadrage : il s'agit d'une démarche qui vise à poser clairement les contours d'un projet. Ici, on définit les objectifs, les résultats attendus, le périmètre d'action, les moyens nécessaires, les délais et les dangers possibles, tout ceci avant la phase de réalisation.
Pourquoi cadrer vos projets ? Pour de nombreuses raisons en réalité, voici quelques-unes :
- Pour permettre aux uns et aux autres d'avoir une meilleure compréhension du programme : une bonne compréhension conduit à des livrables qui répondent aux besoins et aux exigences du client.
- Pour mieux définir le périmètre d'action : cette démarche permet d'offrir un cadre au projet, de définir le périmètre d'action afin d'éviter que les choses aillent dans tous les sens.
- Pour inciter les acteurs et les parties prenantes à mieux s'impliquer : cette démarche permet de s'assurer de l'engagement des acteurs impliqués dès le début de l'opération. Ces derniers doivent être en mesure de s'impliquer comme il se doit, chacun étant bien conscient de ce qu'il doit faire.
- Pour éviter les dérives en termes de coûts, de délais et de qualité : un bon cadrage diminue les incertitudes et par conséquent le risque que les choses aillent à la dérive.
- Pour faciliter la communication et la collaboration entre les équipes en charge de la mise en place : ici, tout le monde doit être d'accord sur ce qu'il y a lieu de faire et dans le cas contraire, il est indispensable de trouver un terrain d'entente avant d'avancer.
- Pour aligner toutes les parties prenantes sur les objectifs et les attentes : on définit ensemble tous les aspects du programme, on éclaire les zones floues, tout ceci pour éviter les ambiguïtés et s'assurer qu'on avance bien dans la même direction.
Les points clés du cadrage
Voici les principaux éléments à prendre en compte tout au long de la démarche de cadrage du projet :
- L'histoire, l'origine et le contexte du projet
- La finalité, les enjeux et les objectifs
- La problématique à laquelle le programme souhaite répondre
- Le retour sur investissement attendu
- Les moyens à disposition
- La cartographie des acteurs impliqués et des personnes susceptibles d'avoir un impact sur le programme.
- Les risques, les contraintes et les dépendances
- Le budget alloué
- Les indicateurs de mesure de progression
- Les livrables à fournir et les critères de qualité associés
- L'organisation à mettre en place pour assurer un bon déroulement du processus : planning, processus de travail, méthodologie, etc.
Méthode de réalisation de la démarche de cadrage
La réalisation de la démarche de cadrage repose sur la méthodologie suivante :
1 : définir les objectifs du projet
La charte du projet débute par la définition claire des objectifs du projet. Cette phase est citée en première position, car il est crucial que tout le monde comprenne dès le départ ce qui est attendu et les résultats souhaités. Ce n'est qu'après cela que l'on peut passer aux prochaines étapes.
- 2 : identifier les parties prenantes
Les parties prenantes sont tout simplement les acteurs principaux qui vont prendre part à la réalisation du programme. Ces derniers peuvent ne même pas intervenir lors de la réalisation, mais du moment où ils peuvent impacter le déroulement des choses, ils sont considérés comme des acteurs à prendre en compte. Il faut dans ce cas exclure les clients, les utilisateurs finaux, les membres de l'équipe projet, entre autres.
- 3 : définir le périmètre d'action
Définir le périmètre d'action revient à expliquer le travail et les activités à réaliser dans le cadre du programme pour atteindre les objectifs fixés au départ. Une chose importante, mais souvent négligé est de préciser les actions hors périmètre, c'est-à-dire celles qui ne doivent pas être prises en compte.
- 4 : définir les jalons
Les jalons correspondent aux séquences ou aux différentes phases clés à respecter. Ils permettent de situer le déroulement du programme dans le temps et de suivre son avancement pas à pas. Prenez le temps nécessaire pour détailler clairement ces jalons.
- 5 : lister les livrables du projet
Prenez ensuite le temps de fixer tous les livrables à fournir tout au long du programme. Indiquez pour chacun d'entre eux le moment auquel il doit être livré.
- 6 : créer un plan de ressources
Prenez le temps de préciser la manière avec laquelle vous allez utiliser les ressources et les moyens qui sont mis à disposition pour mener chaque phase jusqu'à son terme. Vous pouvez alors émettre des hypothèses, pensez aux différents cas de figure possibles.
- 7 : fixer le budget global du projet
Il est toujours préférable d'élaborer un budget prévisionnel global alloué à la réalisation du projet. Si vous avez des informations sur le déroulement de chaque phase, vous pouvez aussi définir la marge réservée aux imprévues.
- 8 : détailler les risques du projet
À cette étape, il est essentiel de ne pas ignorer les risques auxquels vous êtes exposés. Il s'agira principalement des risques stratégiques et opérationnels. Pour chaque risque, il est recommandé de prévoir son impact sur le déroulement du programme si jamais il devait arriver, ainsi que la probabilité de survenance.
- 9 : préciser les contraintes à respecter
Pour éviter les mauvaises surprises en cours de route, il est préférable d'anticiper les contraintes, par exemple : les délais, les échéances, les contraintes économiques, le budget, les contraintes administratives, les contraintes réglementaires, etc.
- 10 : décrire la gouvernance retenue
Terminez le tout en précisant la manière dont vous souhaitez vous organiser pour mener à bien ce projet. Concrètement, il s'agit de précision la méthodologie de gestion retenue, par exemple, la manière de travailler, les séances de réunion, la fréquence des réunions, etc.
La note de cadrage
La note de cadrage désigne un document synthétique qui délimite les enjeux et le périmètre d'action d'un projet. Elle est le plus souvent rédigée par la personne en charge du programme et permet, entre autres, de :
- Informer les parties prenantes
- Préparer la rédaction du cahier des charges
- Disposer d'un support écrit qui peut être consulté à n'importe quel moment.
Le processus d'élaboration de cette note suit plusieurs étapes :
- Définir le projet
- Contextualiser le projet et son environnement
- Délimiter son périmètre
- Déterminer les contraintes
- Identifier les acteurs clés
- Construire un rétroplanning
- Prévoir la communication
- Mettre en avant les points à risque
Les outils alimentés grâce à la note de cadrage
La note de cadrage a plusieurs fonctionnalités et permet d'alimenter plusieurs outils de gestion, par exemple :
- Le plan de communication
- Le cahier des charges
- Le PBS (Product Breakdown Structure)
- Le WBS (Work Breakdown Structure)
- L'OBS (Organization Breakdown Structure)
En plus de ces éléments, il faut aussi préciser que ce document peut servir de support lors des réunions de lancement.
Questions fréquentes sur le cadrage de projet
Avez-vous des questions en suspend ? Ci-dessous une série de réponses qui vont vous aider.
Pourquoi est-il essentiel de cadrer un projet ?
Il est essentiel de cadrer un projet pour plusieurs raisons :
- Pour permettre aux uns et aux autres d'avoir une meilleure compréhension.
- Pour mieux définir le champ d'action
- Pour inciter les parties prenantes à mieux s'impliquer
- Pour faciliter la communication et la collaboration
- Pour éviter les dérives en termes de coûts et de délais
- Pour aligner tout le monde derrière un seul et même objectif
Quel est le contenu d'une note de cadrage ?
Ce document se compose des éléments suivants :
- Les objectifs du programme
- Le périmètre d'action
- Les résultats concrets attendus
- Les parties impliquées
- Les ressources allouées
- Le planning et les échéances
- Les contraintes et les risques
- La méthode de travail
- La gouvernance et la communication
Comment vérifier l'efficacité du cadrage ?
Pour vérifier l'efficacité de ce document, il faut définir les indicateurs de performances à surveiller régulièrement. Pour vous aider dans le travail de suivi, vous pouvez alors vous appuyer sur des tableaux de bord, des diagrammes, des outils de gestion, des mesures de performances, etc.
Synthèse sur l'importance du cadrage
Le cadrage est définitivement une étape cruciale dans la conception et la réalisation de n'importe quel projet. On rappelle que sans cadre solide, les projets courent le risque d'échouer ou de ne pas répondre aux attentes des parties prenantes. Prenez le temps de bien réfléchir sur la question et une fois que vous aurez décidé de sauter le pas, il ne vous restera plus qu'à suivre les recommandations données dans cet article.