L'archivage de données informatiques est une solution particulièrement appréciée des entreprises pour sauvegarder des données importantes, des fichiers électroniques ainsi que des documents contenant des informations sensibles. L'archive est spécialement conçue pour faciliter la gestion des données numériques. Il simplifie la manipulation des archives et permet une meilleure protection des données contre les différents risques de perte et de dégradation liés aux intempéries, accidents et fausses manipulations. La conservation d'une donnée numérique dans un système d'archivage électronique présente aussi de nombreux avantages.
Comment utiliser les avantages du format archive ?
Quels sont les avantages du format archive ?
- Un accès hautement sécurisé aux données d'archives : les données numériques sont tracées et leur accès est contrôlé et limité à des personnes autorisées.
- Un gain de place important : l'archivage numérique permet de sauvegarder un volume important de données sans nécessairement occuper de place physique.
- Une possibilité de restituer les archives sur un autre support numérique (écran, projecteur ou en version imprimée).
- Une manipulation plus aisée des documents et une plus grande facilité de les partager, car les données numériques sont accessibles depuis tous les types de support (PC de bureau, Smartphone, tablette, etc.)
- Un gain de temps considérable : l'utilisation d'un logiciel de gestion des archives permet d'accéder plus rapidement à toutes les données en un temps relativement court.
- Une réduction des dépenses liées à l'achat de matériel physique : papier pour imprimante, enveloppe pour les envois, etc.
- Une sécurité élevée contre les risques d'altération des fichiers numériques (perte, vol, etc.)
Quel est l'intérêt du format archive ?
L'archive permet de réunir dans un seul fichier plusieurs types de données numériques. Ces données sont généralement comprimées et permettent de faciliter certaines tâches comme :
- L'envoi de plusieurs fichiers par e-mail dans une seule pièce jointe.
- La compression d'un volume assez conséquent de données.
- L'archivage de dossiers importants à des fins d'organisation hiérarchique.
Quel est le principal avantage du format archive ?
Le format archive présente plusieurs enjeux :
- Des enjeux juridiques : les sociétés et les pouvoirs publics doivent obligatoirement créer des archives et les conserver sur une durée limitée, allant jusqu'à 120 ans. Le format archive permet de protéger ses droits en cas de litiges, car ils peuvent servir de preuves tangibles d'une activité. L'archivage répond aussi à des exigences légales de conservation, tri et communication des documents. Les archives permettent aussi de justifier l'authenticité et l'intégrité de certaines informations.
- Des enjeux financiers : les coûts relatifs au non-respect de la loi en vigueur, à la recherche d'archives et à l'utilisation de logiciels obsolètes sont souvent élevés. L'archivage permet de réduire conséquemment ces coûts tout en favorisant un gain de temps important.
- Des enjeux de sécurité : les solutions d'archivage numériques disposent de plusieurs outils de sécurité. C'est une alternative plus sécurisée par rapport à l'archivage physique.
- Des enjeux historiques : les archives constituent un patrimoine de valeur pour l'entreprise. Elles permettent de retracer le passé historique d'une société, d'une personnalité ou d'une période marquante de la vie de l'entreprise.
- Des enjeux technologiques : l'évolution de la technologie permet plusieurs possibilités d'archivage électronique de plus en plus complexes et complets pour répondre à toutes les exigences.
À quoi sert une archive ?
Dans la pratique, une archive électronique contient des informations confidentielles ou non. Ces informations sont généralement utilisées par la société pour mener des actions correctement au sein même de l'entreprise ou dans un contexte plus élargi. L'archivage a aussi un objectif d'organisation, car il permet de classer des informations utiles dans le temps et dans l'espace afin de les retrouver plus facilement pour un usage ultérieur. Certains documents d'entreprise exigent aussi le recours à une archive. Les archives permettent de retracer l'historique d'une collaboration ou d'un partenariat extérieur, retrouver des contrats conclus avec des fournisseurs ou encore des documents financiers pouvant servir à régler certains contentieux.
Quel est l'avantage des données numériques ?
Les données numériques présentent de nombreux profits :
- Elles sont irréversibles et sûres à 100 %.
- Elles permettent de prendre des décisions plus raisonnées en entreprise et d'améliorer la performance des employés en interne.
- Elles permettent de réaliser des économies importantes à l'utilisation, car elles sont aussi accessibles et utilisables hors connexion.
- Elles facilitent le partage et les transactions en ligne, comme il existe plusieurs façons de partager des données numériques.
GED : avantages et inconvénients de la gestion électronique des documents
La GED est une solution de gestion informatique complète qui permet de combiner plusieurs opérations au sein d'une entreprise (archivage, édition, stockage). Cet outil informatique présente des intérêts, mais aussi des inconvénients.
La GED permet :
- Un gain de temps important
- Une réduction des dépenses
- Un suivi et une centralisation des données
- Une sécurisation élevée et sur le long terme des documents
La GED nécessite :
- Un équipement informatique hautement qualifié
- Des heures de formation pour familiariser les utilisateurs
- Une grande surveillance et un suivi permanent pour éviter les risques de perte et d'utilisation illicite des données.