Quelles sont les obligations liées aux logiciels de caisse ?
Avant de commencer une activité dans le domaine du commerce, il faut se renseigner sur toutes les réglementations, notamment celles qui concernent l’équipement que vous allez utiliser. Parmi les outils utilisés de nos jours par les commerçants, se trouvent les logiciels de caisse, qui sont soumis à un nombre de réglementations que chaque commerçant doit s’en renseigner.
Dans les passages qui vont suivre, nous allons vous expliquer les lois qui encadrent l’emploi des logiciels de caisse et de comptabilité.
Quelles sont les obligations relatives aux logiciels de caisse ?
Les logiciels de caisse ont été conçus pour faciliter les tâches d’un caissier. Ils sont de plusieurs générations, dont les plus avancées présentent des fonctionnalités très intéressantes. Ces logiciels peuvent être installés sur n’importe quel appareil. Cependant, ils doivent être conformes à certaines normes.
Tout d’abord, il faut savoir que l’utilisation de logiciels de caisse n’est pas impérative. Ceci dit, vous pouvez gérer votre commerce, peu importe son volume, sans la nécessité d’employer un logiciel de comptabilité, tant que vous répondez aux exigences liées à la comptabilité.
Cependant, les professionnels qui choisissent tout de même d’utiliser ce genre de systèmes, sont obligés de se conformer aux réglementations à ce propos. À partir de 2018, un certain nombre de conditions ont été élaborées pour encadrer les types de logiciels utilisés dans les activités commerciales.
Le fournisseur du logiciel doit vérifier que la conformité de son produit est mentionnée sur le document du certificat. Ce document doit être délivré au bénéficiaire avec le produit.
Il doit inclure :
- La référence du logiciel ainsi que son nom,
- La date d’achat du logiciel,
- Une mention claire et explicite indiquant que le logiciel se conforme aux conditions d’usage.
Les conditions imposées par la loi française sont les suivantes :
- L’inaltérabilité, ce qui veut dire que les points essentiels du fonctionnement du logiciel ne peuvent pas faire objet de modification,
- La sécurité des données enregistrées sur le système qui doit être optimisée,
- La conservation de ces données pour une longue durée,
- L’archivage des informations selon un ordre bien défini, tout en conservant les dates de chaque opération commerciale.
Les personnes concernées par les obligations des logiciels de caisse
Bien que tous les commerçants étant soumis à la TVA sont obligés de répondre aux exigences des logiciels de caisse, la loi française mentionne quelques exceptions, qu’on peut résumer dans les lignes suivantes :
- Tout commerçant effectuant des opérations commerciales exonérées de la TVA,
- Tout commerçant travaillant avec d’autres professionnels uniquement,
- Tout commerçant profitant de la franchise en base TVA,
- Tout commerçant profitant d’un régime de remboursement de forfait TVA agricole,
- Toute entreprise dont les paiements ne sont réalisés que par le biais d’un établissement de crédit.