Le modele retroplanning est une méthode d'organisation très appréciée dans le domaine de l'évènementiel. En effet, elle permet de planifier un projet, en partant de sa date d'achèvement. Nous verrons que cette solution d'organisation est particulièrement avantageuse et permet de respecter au mieux la deadline imposée. Pour cela, une organisation sans faille et un outil retroplanning adapté sont indispensables.
Qu'est-ce que le modèle rétroplanning ?
Rétroplanning signifie littéralement "planifier en partant de la fin", rétro faisant référence à un retour dans le temps. Comme nous l'avons précisé, le modèle rétroplanning est employé dans le secteur de l'évènementiel, puisque la date de réalisation d'un évènement ne peut généralement pas être modifiée. Aussi, elle constitue à la fois une contrainte et un objectif.
Aussi, contrairement à un planning classique, le chef de projet devra envisager les tâches à réaliser en partant de la fin, c'est-à-dire de la date butoir. Si cette méthode semble contre-intuitive, elle offre toutefois de nombreux avantages, comme nous allons le voir dès maintenant.
Les avantages du rétroplanning ?
- Mener à bien un projet dans les temps : connaître avec précision les deadlines d'un projet permet d'envisager sa mise en place de manière plus sereine et sans stress. Il s'agit d'une méthode efficace, pour augmenter la productivité des équipes.
- S'assurer de la faisabilité du projet : en partant de la date butoir, le chef de projet pourra visualiser les différentes étapes de la mise en place de l'évènement et faire le point sur sa faisabilité. Ainsi, si les délais sont trop courts, il pourra en informer son supérieur hiérarchique ou son client rapidement.
- Planifier les différentes étapes : à chacune d'elle sera attribuée une durée de mise en place. Le modèle retroplanning evenementiel accorde plus de flexibilité au chef de projet, qui sera alors en mesure de raccourcir, ou bien de rallonger le délai de chaque étape.
- Visualiser les ressources nécessaires : grâce à un outil de rétroplanning, il est possible de visualiser efficacement les moyens financiers et humains à mettre en place, pour mener à bien l'organisation de l'évènement.
- Déterminer la date de lancement du projet : le modèle rétroplanning vous permet de fixer vous-même la date de mise en place du projet, contrairement au planning classique impliquant une date de début et de fin fixée à l'avance. De cette façon, il devient possible d'allouer autant de temps que nécessaire à chaque tâche, afin de respecter les deadlines.
Comment mettre en place un rétroplanning évènementiel.
Le modèle rétroplanning doit se faire en deux étapes : la programmation des tâches à réaliser et leur mise en forme, dans un outil adapté.
Faire le point sur les tâches à réaliser
- Quelles sont les diverses étapes à mettre en place ? Il est alors crucial de noter toutes les étapes, même les plus évidentes.
- Quelle serait la durée d'exécution idéale pour chaque étape ? Voici certainement le point le plus important, sur lequel repose toute l'organisation de votre rétroplanning. Afin d'établir une durée adaptée à chaque tâche, il est préférable de prévoir une marge d'erreur, pour limiter l'impact d'un imprévu sur votre organisation.
- Comment organiser les étapes ? Certaines tâches ne pourront être réalisées que si d'autres ont été achevées.
La création du document de rétroplanning
Vous l'aurez certainement compris, il s'agit maintenant de répartir les différentes tâches, en partant de la date de fin, afin que celles-ci s'enchaînent de façon logique. C'est ainsi qu'il vous sera possible d'estimer la date idéale, pour débuter l'organisation du projet.
Votre modèle rétroplanning vous accompagne tout au long de la réalisation des différentes étapes et doit être modifié, en fonction de l'avancement de chacune. De cette manière, il est possible de préserver une bonne visibilité. D'autre part, il est indispensable de partager le document aux différents participants, qui pourront ainsi suivre l'avancement du projet.
Quel logiciel rétroplanning choisir ?
Vous trouverez aisément un exemple retroplanning evenementiel sur le net, afin de vous inspirer. De plus, nul besoin d'investir dans un outil onéreux pour mettre en place cette méthode. En effet, un logiciel retroplanning comme Excel ou assimilé (un document "calcul" de Google Drive par exemple) vous permettra de vous organiser au mieux.