Comment créer un message professionnel pour votre répondeur téléphonique ?

La messagerie vocale professionnelle est comparable à la page d'accueil d'un site Internet. Elle constitue le premier point de contact avec les clients. Elle ne doit donc pas être négligée. En dehors des informations qu'elle transmet, elle peut également être personnalisée dans le but d'offrir aux clients une expérience agréable tout en renforçant l'image de marque de l'entreprise. Voici quelques conseils précieux pour concevoir un message professionnel pour votre répondeur téléphonique  .

Comment concevoir un message de répondeur efficace ?

À l'ère des technologies nouvelles, de nouveaux moyens de communication  émergent, comme les webinaires et les chatbots, disponibles 24/7. Un message de répondeur efficace demeure pourtant une solution incontournable pour garantir une relation client de qualité, même en cas d'indisponibilité. Cette nouvelle façon de connecter l'entreprise  à sa clientèle revêt ainsi d'une importance cruciale.

Voici les éléments indispensables pour créer un message de répondeur personnalisé et percutant.

Soigner la première impression

Comme dans la vie quotidienne, une bonne impression dès le départ facilite grandement la communication avec son interlocuteur. Lors de l'enregistrement de votre message de répondeur, il est donc essentiel d'utiliser des formules de politesse. Cette approche permet d'atténuer au maximum les éventuelles frustrations d'un client déçu de ne pas pouvoir interagir avec une personne en chair et en os.

Faire bonne impression permet aussi de conserver une image positive de votre entreprise. Évitez d'ailleurs les messages trop longs, car des clients agacés pourraient raccrocher avant la fin de votre audio, ou avant même d'avoir la possibilité de laisser une réponse. Soyez au contraire bref et précis, et maintenez au maximum un ton professionnel, car l'identité de marque de votre entreprise est en jeu.

Optez pour un ton rassurant.

Un message de répondeur professionnel doit transmettre des informations avec des mots simples et rassurants. S'il s'agit de votre ligne fixe, la communication de votre entreprise doit mentionner par exemple :

• Le nom de votre société,

• Les horaires d'ouverture ou d'accueil du standard,

• La raison de votre indisponibilité,

• Une alternative pour vous joindre (site Internet, e-mail),

• Un numéro à joindre en cas d'urgence, si nécessaire.

Pour une ligne mobile professionnelle, le message est généralement plus court. Il mentionne : le nom de votre société, l'identité et le poste du collaborateur à qui appartient ce numéro, un autre moyen de contact (mail, site Internet).

Utilisez une mélodie appropriée.

Inscrire les messages dans sa stratégie de communication globale reste l'un des moyens sûrs pour accroître leur portée. Le script doit en effet être élaboré de manière à promouvoir l'image et la cohérence de votre marque. En développant une identité sonore mémorable et distinctive, vous permettez à votre clientèle de vous reconnaître et de vous distinguer de vos principaux concurrents.

La musique joue un rôle crucial dans ce processus, car elle possède un impact cognitif important. En tant que véhicule de sensations, elle suscite la curiosité de l'appelant tout en le mettant dans une disposition favorable. Une bonne mélodie contribue aussi à réduire sa frustration. Une musique d'attente bien choisie contribue significativement à créer une expérience agréable pour l'appelant. Elle renforce ainsi la communication de votre identité sonore ainsi que la perception positive de votre société.

La voix off : un élément à ne pas négliger

La tonalité de votre répondeur professionnel est tout aussi essentielle que le contenu du message et la musique. Elle possède le pouvoir de façonner l'image de votre marque et de transmettre des émotions. Trouver le timbre de tonalité parfait pour délivrer correctement le message souhaité peut cependant être un défi.

La solution ? Solliciter les services d'un comédien pro. Cet expert saura transmettre votre intention fidèlement et de manière appropriée. De plus, il vous aide à assurer une harmonie et une uniformité dans les messages de votre entreprise.

Exemples de messages de répondeur à utiliser

La messagerie vocale reste un élément crucial pour toute entreprise qui souhaite rester en contact avec sa clientèle et ses partenaires. Que ce soit pour guider vers son site Internet ou pour transmettre des informations sur la date et les heures d'ouverture, elle demeure un outil indispensable pour le bon fonctionnement de l'entreprise. Il existe de nombreux exemples de messages pour répondeur téléphonique professionnel qui vous aideront dans votre démarche.

Exemples de messagerie vocale professionnelle d'entreprise

« (Nom de l'entreprise), bonjour. Nous ne pouvons malheureusement pas répondre à votre appel pour le moment. Veuillez indiquer votre identité, vos coordonnées et la raison de votre appel. Un membre de notre équipe vous contactera sous 24 heures. ».

« Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de l'entreprise (nom de l'entreprise). Nous sommes indisponibles du (date début et fin). Merci de nous rappeler ou de laisser un message pour que nous puissions revenir vers vous. ».

« Merci de votre appel. Nous sommes momentanément indisponibles. Pour toute demande urgente, vous pouvez envoyer un e-mail à (adresse électronique), ou consulter notre FAQ sur (le site web). ».

Comment personnaliser votre message répondeur ?

Votre message vocal reste le premier son que les appelants entendent. Un discours chaleureux met immédiatement les clients à l'aise. Cela vous donne aussi la possibilité de montrer la personnalité de votre société dès le départ. Le ton que vous utilisez doit également refléter la culture de votre organisation. Un cabinet juridique pourrait choisir un ton formel, alors qu'une start-up opterait pour un style plus décontracté.

D'autre part, empruntez un vocabulaire positif pour transmettre votre message. Au lieu de dire « nous ne pouvons pas répondre à votre appel », essayez plutôt des phrases comme « nous serons ravis de revenir vers vous au plus vite ». Incluez aussi des informations essentielles dans votre script de messagerie vocale pour le confort des appelants. Ces détails peuvent varier en fonction de votre clientèle et du secteur d'activité.

Les erreurs à éviter dans votre message répondeur

Dans la majorité des entreprises, la messagerie vocale n'est pas inefficace par manque de moyens, mais par absence de réflexion sur son impact réel. Les fautes commises sont généralement simples, répétitives, et coûteuses en termes de rappel et d'image. Pour une messagerie vocale efficace, évitez les scripts trop longs, évasifs ou sans instructions claires. L'appelant peut vite s'impatienter et raccrocher avant la fin du discours.

Pour un message professionnel, utiliser un ton impersonnel ou trop familier peut aussi constituer une grave erreur. L'appelant peut interpréter cela comme un manque de considération de la part de votre société. Ceci dégrade l'image de votre organisation. La communication doit également être préparée minutieusement. Les répétitions, les balbutiements, ou encore les hésitations donnent une impression de désorganisation pouvant entraîner la perte de confiance de vos clients.

Tendances actuelles des messages de répondeur

Les messageries vocales misent sur la clarté et la concision. Un script bien pensé doit en effet éviter d'être trop prolixe tout en véhiculant toutes les informations nécessaires. Elles se concentrent également sur l'efficacité et l'amélioration de l'expérience client en incluant des renseignements clés comme les horaires, une tonalité professionnelle, des alternatives de contact…

Elles visent aussi à encourager les interactions rapides avec la clientèle. Ceci revient à donner aux appelants des directives claires pour accélérer la communication avec votre équipe. Informez vos clients de la date ou du délai d'attente. De cette façon, ils savent que leur préoccupation sera traitée rapidement.

FAQ sur les messages répondeurs professionnels

Voici quelques réponses aux questionnements fréquents sur les messages répondeurs pros.

Faut-il mentionner son numéro de téléphone dans le message ?

Oui, dites toujours votre identité ainsi que votre contact professionnel en début ou vers la fin de votre message. Ceci permettra à l'appelant de vous rappeler si besoin.

Le message de répondeur peut-il être une voix IA ?

Bien que cela soit possible, cette approche est fortement déconseillée. Pour ce type de messagerie vocale, il est recommandé de faire appel à un comédien professionnel pour la voix off.

Quelle doit être la durée idéale d'un bon message de répondeur professionnel ?

Un discours efficace et percutant doit durer en moyenne entre 20 et 30 secondes. Ce laps de temps permet d'être concis, clair et d'éviter que l'appelant ne s'ennuie et ne raccroche.

En résumé, réussir votre message répondeur

La messagerie vocale reste utile en dehors des horaires, comme solution de secours, ou pour filtrer certaines demandes. Plus qu'un simple détail technique, il constitue un point de contact crucial qui influence directement la perception de votre entreprise ainsi que la satisfaction de vos interlocuteurs. Un discours structuré, compréhensible, et adapté à la situation permet d'orienter efficacement l'appelant et de préserver une image professionnelle, même en l'absence de réponse humaine immédiate.