Le solde de tout compte, un document obligatoire
Le solde de tout compte s'agit d'un inventaire qui reprend en détail les éléments de la rémunération du salarié ainsi que les sommes qui lui sont versées lors de son départ de l'entreprise à titre d'indemnités diverses. Lorsque ce solde de tout compte est remis en mains propres au salarié celui-ci signe un reçu de solde de tout compte. Il est indispensable pour les deux parties de respecter scrupuleusement cette formalité qui est encadrée par l'article L 1234-20 alinéa 1 du Code de Travail. Le solde de tout compte doit être établi quelle que soit la raison de la rupture du contrat de travail et quel que soit le type de contrat de travail. Ainsi le calcul du solde de tout compte pour une nounou ne sera guère différent dans sa forme d'un solde de tout compte pour un CDI en démission.
Quelles mentions pour un solde de tout compte ?
Le solde de tout compte doit comporter l'ensemble des sommes versées au salarié, en premier lieu le salaire dû au salarié jusqu'au dernier jour de travail, les heures supplémentaires qui restent à payer, l'indemnité de départ légale qui est fonction de l'ancienneté ou celle négociée dans le cadre d'une rupture conventionnelle par exemple, l'indemnisation des jours de congés payés non pris, éventuellement un prorata temporis pour le treizième mois, les primes éventuelles, le paiement du solde des jours de RTT non pris, la liquidation du compte épargne-temps s'il n'est pas transféré, la prime de précarité pour la fin d'un CDD et l'épargne salariale en cas de demande de déblocage par le salarié partant. Pour que ce document de solde de tout compte soit libératoire pour l'employeur, il doit obligatoirement comporter la mention « pour solde de tout compte » écrite à la main par le salarié et signée par lui. Il doit aussi être établi en double exemplaire, dont un pour chacune des parties. Il peut être remis par l'employeur au salarié soit par lettre recommandée avec accusé de réception soit en mains propres avec une décharge. Il est à noter que le solde de tout compte qui n'aurait qu'une portée générale et ne reprendrait pas le détail des sommes versées n'aurait aucune valeur juridique.
Quand établir le solde de tout compte ?
Le principe du délai pour le solde de tout compte aussi bien après une lettre de licenciement que dans le cadre d'une démission et généralement pour toute rupture du contrat de travail est que celui-ci doit être transmis au salarié au dernier jour du contrat, c'est-à-dire au dernier jour où le salarié fait partie des effectifs de l'entreprise, qu'il soit en congés, en RTT, présent dans les lieux ou en préavis. Ainsi les préavis payé non effectué et solde de tout compte ne dérogent pas à la règle générale même si le salarié est physiquement absent de l'entreprise. Le calcul du solde de tout compte notamment après un licenciement doit être particulièrement bien exempt d'erreurs. Le salarié alors même qu'il y a apposé sa signature dispose de six mois pour le contester alors que s'il ne l'a pas signé il pourra le contester pendant trois ans. Une simple mention « sous réserve de mes droits » par le salarié sur un solde de tout compte lui procure aussi une possibilité de contestation de trois ans. L'employeur peut également lui aussi revenir sur un solde de tout compte pendant trois ans. Dans la pratique, il est évident que le meilleur moyen de ne pas s'exposer à des recours ultérieurs au départ du salarié de l'entreprise auprès des Prud'hommes, est de veiller à la régularité du solde de tout compte au moment de la rupture du contrat de travail afin que celui-ci soit libératoire pour les deux parties.