Avez-vous déjà entendu parler de facture acquittée et savez-vous ce que veut dire facture acquittée ? Sous cette dénomination étrange se cache une règle comptable qui permet à un client, un fournisseur ou un comptable de mentionner sur une facture que celle-ci a bien été acquittée et réglée. En quoi cette action est-elle importante et quel est son intérêt ? On évoque le sujet.
Que veut dire acquitter une facture ?
La signification des termes "acquitter une facture" sert à justifier le fait qu'une facture a été payée dans son intégralité par le client. C'est un justificatif de paiement qui concède que le client est en règle et ne doit plus rien. Cette facture acquittée peut être éditée par le client, par le fournisseur ou par un comptable. Cependant, la facture acquittée est un document comptable non obligatoire, elle sert simplement dans le cadre d'une attestation de paiement.
Comment faire une facture acquittée ?
Pour rédiger une facture acquittée, quelques mentions obligatoires doivent apparaître comme :
- La mention justifiant que la facture est "acquittée" : "mention acquittée"
- Le document doit indiquer la date à laquelle la facture a été "acquittée", on évoque ici les dates de règlements des factures.
- La facture "acquittée" doit faire apparaître le mode de règlement de la part du client.
- La facture acquittée doit mentionner la référence de ce règlement.
Par ailleurs :
- Si l'adresse de facturation est différente de l'adresse des parties, cela doit être mentionné.
- Si le numéro du bon de commande a été établi par le fournisseur, celui-ci doit également apparaître.
Quels sont les risques si toutes les mentions ne sont pas indiquées ?
Si toutes ces mentions ne sont pas indiquées sur les factures, le contrevenant s'expose à une amende administrative lourde de conséquences financièrement. Depuis le 1er octobre 2019 (ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019), le montant maximal pour une personne physique est de 75 000 € et pour une personne morale, ce montant maximal est de 375 000 €.
Que doit-on faire des factures ?
Les factures acquittées ne dédouanent pas de conserver les factures originales qui en comptabilité sont obligatoires. Les factures originales sont obligatoires, car en cas de litige, elles apportent la preuve comptable de l'attestation de paiement. Même si la date et l'attestation de paiement ne sont pas nécessaires avec l'archivage et la conservation des factures, leurs indications sont recommandées pour faciliter la comptabilité. En effet, un classement par date permet que chaque document comptable soit rangé méthodiquement pour en faciliter la recherche en cas de nécessité.
Pourquoi établir des factures acquittées ?
Plusieurs situations peuvent amener à devoir fournir une preuve d'acquittement pour une facture.
Pour justifier de son paiement de la part des clients
Comme nous l'avons mentionné, il existe une obligation facture en comptabilité. Cependant, une personne, en l'occurrence un client, peut souhaiter émettre une facture acquittée pour justifier de la véracité de son paiement pour diverses raisons. Il en a parfaitement le droit, à condition que le paiement ait été débité sur son compte bancaire personnel.
Pour le débiteur, l'intérêt d'établir une facture acquittée, est d'apporter la preuve au fournisseur ou créancier que le paiement de la somme due a été réalisé. En guise de justification, il devra envoyer la facture acquittée ainsi qu'une copie de son relevé bancaire prouvant les dépenses et leurs règlements.
Il est recommandé de procéder à cette demande dans le cas où les débiteurs ont réglé leurs paiements en espèces, car ce sont des modes de règlements difficiles à justifier. Les factures acquittées permettront de garantir les clients qui paient en espèces que leurs sommes d'argent ont bel et bien été perçues par les fournisseurs.
Pour justifier que le paiement est effectif de la part des fournisseurs
Les fournisseurs aussi connus sous le nom de créanciers sont ceux qui généralement établissent une facture acquittée. Ils peuvent être amenés à le faire pour plusieurs raisons.
La première réside dans l'organisation et l'archivage des écritures comptables de l'entreprise. Cependant, pour le faire, les fournisseurs doivent attendre que le règlement de la facture ait été crédité sur leur compte bancaire. C'est à partir de ce moment-là qu'ils ajoutent les mentions qui doivent indiquer tous les éléments dont nous avons parlé précédemment pour que les documents soient acquittés. Ainsi, la facturation est à jour et peut être classée.
La seconde des raisons entre dans le prolongement de la première. Lorsque des clients souhaitent obtenir une justification des paiements effectués, ils peuvent soumettre une demande de document acquitté. Les fournisseurs envoient alors à leurs clients les documents comptables et ils en conservent des copies.
Quel est l'intérêt de rédiger une facture acquittée ?
Cette demande de la part des clients est plus fréquente qu'on ne le pense. En effet, il n'est pas rare que ces derniers aient besoin de documents, qui outrent leur valeur juridique, peuvent permettre de valider une demande de remboursement ou de subventions.