Le secrétariat bureautique est un pilier indispensable au bon fonctionnement de n’importe quel type d’entreprise. En effet, ce métier est au cœur de l’efficacité opérationnelle des entreprises et réunit entre autres la gestion administrative, la communication et la gestion documentaire. Une personne qui exerce le métier de secrétariat bureautique est un/une secrétaire ou un/une assistant(e) secrétaire. Pour répondre aux besoins changeants des entreprises, ce domaine ne cesse d’évoluer et il existe désormais de nombreuses écoles de formation pour devenir assistant secrétaire. Que vous envisagiez une reconversion professionnelle ou simplement curieuse de découvrir les opportunités offertes par cette activité, cet article vous donnera un maximum d’infos. Vous allez découvrir les différentes facettes du métier, des compétences requises aux perspectives d’emploi en passant par les formations et les tâches quotidiennes d’un assistant secrétaire.
Quelles sont les taches d'un secrétaire bureautique ?
En entreprise, les tâches d’un secrétariat bureautique sont variées et cruciales dans le fonctionnement de la structure. De façon détaillée, voici ce que l’on attend d’un secrétaire au quotidien :
- L’accueil et l’orientation des visiteurs : le secrétaire est l’intermédiaire entre l’entreprise et les visiteurs. Il assure un accueil chaleureux et professionnel et se charge d’informer le dirigeant de l’arrivée d’un visiteur.
- La rédaction et la mise en forme des documents : il s’agit principalement de préparer les documents de référence tels que les rapports. Pour cette tâche, le secrétaire aura besoin d’un outil en ligne de correcteur d'orthographe.
- La gestion des appels téléphoniques : une personne qui occupe ce poste se doit de filtrer les appels, de prendre les messages de manière efficace et de rediriger les appels vers le destinataire (généralement le directeur général).
- Le traitement des e-mails : dans son quotidien, le secrétaire se doit de lire, de filtrer et de répondre aux e-mails de manière efficace en assurant une communication claire et professionnelle.
- L’archivage des dossiers : l’archivage des dossiers consiste à organiser et à classer les documents importants afin de constituer une base de données de l’entreprise. Cette base de données devra être régulièrement mise à jour.
- La préparation des réunions : il s’agit entre autres d’organiser la salle de réunion, de préparer les documents nécessaires, de gérer les rendez-vous, etc.
L’importance de la gestion administrative dans le secrétariat bureautique
Le secrétariat bureautique est un poste polyvalent qui demande de gérer plusieurs tâches au quotidien. Parmi toutes ces tâches, la gestion administrative est sans aucun doute la plus importante. Il s’agit ici de s’occuper de tout ce qui touche à l’administration, l’archivage des documents, la gestion des appels et des documents et la préparation des réunions internes.
Quelles formations sont disponibles pour devenir secrétaire bureautique ?
En France, il existe plusieurs formations et certifications qui permettent d’accéder au métier de secretariat bureautique. Il s’agit entre autres de :
- Le Bac professionnel en gestion et administration
- Le Bac technologique STMG
- Le Bac assistant de manager
- Le BTS Assistant de gestion PME-PMI
- Le DUT carrières juridiques
- Le DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA)
- Le DUT gestion administrative et commerciale (GACO)
- La licence Administration et gestion des entreprises
- Le BTS en support à l’action managériale
Critères de sélection pour choisir la meilleure formation en secrétariat bureautique
Pour être sûr de choisir une formation adaptée à vos projets futurs, voici quelques critères de choix à vérifier :
- Les compétences visées : assurez-vous que les objectifs pédagogiques des cours vous permettront d’acquérir les compétences recherchées.
- Le coût de la formation : il doit être en adéquation avec la qualité de la formation
- Le suivi : le suivi pédagogique est un aspect à ne pas négliger lors du choix.
- La certification : une formation digne de ce nom doit se terminer par une certification ou un diplôme de fin de formation.
Quelles sont les perspectives d’emploi dans le secteur du secrétariat bureautique ?
Selon une étude menée par la DARES, le métier de secrétaire se situe au treizième des métiers d’avenir avec plus de 20 000 offres d’emploi créées chaque année. Si ce métier attire tant, c’est parce qu’il possède de nombreux avantages :
- Stabilité et diversité : un secrétaire reste en moyenne cinq ans à son poste, ce qui offre une certaine sécurité professionnelle.
- Évolution de carrière : avec des formations supplémentaires et de l’expérience, il est possible de gravir les échelons.
- Salaire compétitif : le salaire de secrétariat bureautique est de plus de 2 000 euros bruts mensuels.
- Flexibilité : grâce aux avancées technologiques, la profession de secrétaire bureautique est de plus en plus flexible.
Le secrétariat bureautique, un secteur en constante évolution
Le secrétariat bureautique est un secteur d’activité en constante évolution. Les perspectives varient en fonction du milieu dans lequel on se trouve. Dans une administration par exemple, le secrétaire en bureautique bénéficiera des concours internes pour quitter d’un poste à un autre ou intégrer d’autres corps de métier (secrétaire administratif, attaché administratif, etc.).
Quelles sont les qualités essentielles pour être un bon secrétaire administratif ?
Pour exceller au poste de secrétaire bureautique, voici les qualités essentielles à développer :
- Maîtrise des outils bureautiques : ces outils englobent les tableurs, les logiciels de traitement de texte et les bases de données.
- Gestion efficace du temps : un bon secrétaire doit obligatoirement savoir gérer son temps. Pour cela, il pourra se servir de nombreux outils et méthodes d’organisation à l’instar de la méthode Pomodoro.
- Compétence en communication : que ce soit au téléphone ou en face-à-face avec les visiteurs, vous devez être capable de communiquer de manière claire et professionnelle.
- Capacité d’organisation : il faudra développer votre sens d’organisation pour assurer à votre poste.
Comment développer ses compétences en secrétariat et bureautique ?
On dit souvent que c’est en forgeant que l’on devient forgeron. De la même manière, c’est en exerçant au poste de secrétaire bureautique que vous allez pouvoir apprendre le métier et développer vos compétences. En ce qui concerne les compétences technologiques, vous pourrez toujours suivre une formation supplémentaire qui vous donnera les clés en main pour maîtriser les outils informatiques et technologiques.
Le secrétariat bureautique est un secteur riche et diversifié qui offre des perspectives d’évolution intéressantes. Cependant, pour accéder à cette profession, il est indispensable de suivre une formation adaptée. N’hésitez pas à explorer les différentes offres de formation disponibles afin de trouver le parcours qui correspond à vos ambitions personnelles.