Très redoutée par les chefs d’entreprise, la réunionite est une erreur de gestion qui coûte cher. Même si y échapper n’est pas une tâche facile, elle n’est pas impossible. Steve Jobs en est la preuve palpable ! Allez à l’école de Steve Jobs à travers cet article et dites adieu aux réunions de travail sans but.
Qu'est-ce que la réunionite aiguë ?
Le terme réunionite aiguë est utilisé pour désigner une réunion sans but. Elle s’oppose à une réunion de travail efficace et se traduit par un désintérêt total des personnes qui sont conviées. Pour pallier la réunionite, de nombreuses solutions de gestion ont été proposées. Le grand magnat Steves Jobs durant ses années de management à la tête d’Apple en a développé quelques-unes. Elles se sont avérées très efficaces et continuent d’inspirer les gestionnaires d’entreprises.
Quelles sont les causes d’une réunionite ?
Elle peut être due à :
- un défaut de management ou un management inefficace : un chargé de gestion qui manque d’autonomie aura tendance à convier pour le moindre projet des réunions sans but ;
- une gestion participative à l’excès : en management d’entreprise, impliquer ses collaborateurs ne veut pas dire se décharger complètement de sa responsabilité de manager et organiser à chaque fois des réunions ;
- défaut d’organisation : lorsque l’animateur se lève sur un coup de tête, convie des participants pour des réunions et décide de parler d’un projet sans aucun but ;
- ordre du jour imprécis : lorsque celui-ci n’est pas clair et touche beaucoup de projets, il est facile de tomber dans une réunion sans objectif ;
- mauvaise animation : lorsque l’animateur de la réunion n’arrive pas à susciter l’intérêt des participants et fait une mauvaise gestion des interventions, on peut facilement se détourner du but de la réunion.
Comment réussir l'organisation des réunions pour son entreprise ?
Pour réussir l’organisation d’une réunion pour son entreprise, il faut adopter des stratégies de gestion simple. Primo, définissez à l’avance le but de la réunion de travail et communiquez-les à toutes les personnes qui y sont invitées. Est-ce pour amender un projet ? Ou, est-ce pour élaborer un nouveau projet ? Ensuite, expliquer à chacun des participants le rôle qu’ils auront à jouer durant la réunion et tâcher de l’animer efficacement. Enfin, faites un bilan de la réunion.
Pourquoi l’ordre du jour est-il si important dans l’organisation d’une réunion de travail ?
Les réunions de travail doivent être conviées pour un objectif précis. Pour ce faire, il est important d’élaborer soigneusement l’ordre du jour. Même s’
il est souvent banalisé, il représente un document très important. En effet, c’est lui qui représente la forme opérationnelle de l’objectif. C’est lui qui permet d’affirmer si l’objectif d’une réunion de travail a été atteint ou non. Avant toute chose, dressez-le avec soin en y mettant de façon détaillée les décisions à prendre.
Quelle doit être la durée pour une réunion ?
La durée d’une réunion de travail peut varier en fonction de l’objectif à atteindre. Néanmoins, pour ne pas fatiguer les invités, on recommande en matière de gestion d’organiser des réunions de travail courtes. Ces réunions de travail sont réputées pour être les meilleures. Alors, n’organisez pas des réunions qui excédent une heure. Autrement, vous risquez de faire une réunionite.
Faut-il réduire les participants pour éviter la réunionite ?
Pour une meilleure gestion des réunions, il est recommandé de limiter les participants. Pour ce faire, basez-vous sur le chronogramme du jour et identifiez ceux qui sont directement impliqués dans l’atteinte de l’objectif de la réunion. En outre, en fonction de la hiérarchisation de votre structure, vous pouvez vous passer de certains participants. En effet, certains participants peuvent représenter d’autres et se charger de leur faire un point au terme de la réunion. Cette gestion des participants contribue efficacement à l’éviction de la réunionite.
Comment faire des réunions de lancements de projet efficace ?
En matière de management, les réunions de lancements de projet sont réputées pour être les plus longues, car il y a beaucoup d’éléments à présenter. Comment procéder dans ce cas pour éviter la réunionite ? Pour commencer, inspirez-vous toujours de l’ordre du jour et identifiez les partie (s) du projet qui sont en relation avec son atteinte. La plupart du temps, les rubriques qui vont être débattues durant la réunion sont :
- les objectifs du projet ;
- l’impact du projet sur l’expansion de l’entreprise ;
- les étapes de conduite du projet ;
- le budget octroyé au déroulement du projet ;
- les éventuels risques qui découlent de la réalisation du projet.
Pour une gestion efficace des réunions de présentations de projet, allez toujours à l’essentiel et surtout soyez en phase avec vos objectifs.
La réunionite est une erreur de gestion qu’il faut à tout prix éviter. Elle n’est pas productive et représente une simple perte de temps. Veillez-y !
Le trop-plein de réunions représente un frein pour l’évolution des entreprises. Il devient impératif d’user du management pour pallier à ce penchant, tant sur le contenu que sur la forme.