Le compte rendu (CR) est une synthèse pour récapituler les faits, exposer les échanges et rapporter les décisions prises lors d'une assemblée, par exemple. Les réunions sont indispensables au sein d'une structure. Elles sont essentielles dans la prise de décision et pour que les différents acteurs d'un projet puissent être impliqués au niveau de leurs compétences. Les comptes rendus sont l'endroit où sont consignées les diverses discussions et prises de décision. Aujourd'hui, chaque domaine où des choses sont décidées collégialement, a besoin d'une personne qui consigne le déroulement des débats, les sujets traités et l'attribution des tâches pour garder une trace et que tout ne tombe pas dans l'oubli. Il y a plusieurs formats pour rédiger un CR de réunion. Pour réaliser un CR efficace et professionnel, des modèles sont disponibles en ligne.
Quels sont les différents comptes rendus ?
Les comptes rendus se déclinent en plusieurs exemples. Chacune est utilisée en différentes occasions selon les besoins.
- Le compte rendu intégral qui reproduit à l'identique le déroulement de la séance, y compris les échanges entre participants.
- Le CR exhaustif reprend la même formule que le précédent, mais afin de le rendre plus lisible, omet les redites et les digressions.
- Le CR révisé est, lui, beaucoup plus concis dans le sens où certaines phrases sont reformulées tout en gardant l'intégrité des propos.
- Le document de synthèse vise à donner les points forts et les éléments clés abordés sans rentrer dans les détails des interventions des participants.
- Le procès-verbal est un genre de document de synthèse formel plus utilisé dans le milieu juridique et administratif.
Comment faire un compte rendu objectif ?
Normalement, le compte rendu se fait de manière à refléter fidèlement les points de vue des participants. C'est notamment le cas pour le compte rendu de réunion. Tout est retranscrit sans fioritures. Lors des débats, celui qui en a la charge prend note de tout ce qui se dit. Ce n'est qu'après qu'il sépare les points clés des conversations générales. Les comptes rendus objectifs sont différents des comptes rendus de réunion. Ils s'utilisent dans les cas de lectures de textes, par exemple. Comme il s'agit de comptes rendus objectifs, le point de vue de celui qui rédige n'est pas obligatoire.
Les caractéristiques spécifiques d'un compte rendu objectif
Ce genre de compte rendu doit comporter une liste d'informations essentielles.
- Le nom de l'auteur du texte source.
- Le public visé.
- Le thème du récit.
- Le type de récit dont il est sujet. Est-ce un récit historique, un témoignage ou un document scientifique ?
Il faut rendre compte des idées de l'auteur à la troisième personne pour garder une distance entre l'exposition des points clés du document et la partie conclusion. Un autre moyen de garder cette objectivité est d'utiliser des verbes introducteurs. Par exemple, des phrases comme "l'auteur pense que… explique… estime…", garde la distance entre les vues de l'auteur du texte et les opinions du rédacteur du compte rendu. Bien entendu, le niveau de français utilisé pour rédiger ces comptes rendus doit être irréprochable. L'utilisation d'un dictionnaire est primordiale afin d'éviter toute faute d'orthographe et donner du sérieux au document. Les sources doivent évidemment être citées, de même que les distinctions. Par exemple, un compte rendu objectif d'un texte scientifique qui a bénéficié de distinctions de l'académie des sciences, doit en faire mention.
Existe-t-il des modèles de compte rendu de réunion à télécharger gratuitement ?
Rendre compte d'un meeting de travail dans une entreprise est un exercice important qui permet de garder une trace écrite sur ce qui s'est dit lors de cette séance collaborative et, plus important encore, de faire le point sur l'avancement des projets et les décisions prises. C'est pour cette raison que le fait d'écrire un tel document ne doit pas être pris à la légère. Il permet aux collaborateurs de constater tout ce qui a trait au projet et discuté lors de la séance de travail et de savoir qui a été mandaté pour les différentes tâches. Il informe aussi les absents et les met à jour des discussions et décisions.
Explorez les ressources en ligne pour trouver des modèles de compte rendu de réunion gratuits
Comme pour beaucoup de documents aujourd'hui, il existe des ressources en ligne pour faciliter la rédaction. On trouve facilement un exemple de compte rendu pour rédiger un document professionnel.
- Agendix.com offre des modèles à télécharger gratuitement sur leur site.
- Avec servant.com, c'est un modèle de compte rendu de réunion à imprimer sous Word que l'on peut télécharger.
- Tool-advisor.fr, de son côté, donne des conseils pour faire un travail propre et offre des modèles.
- Sur le site de getmind.com, outre les conseils et les modèles à télécharger, ce sont des explications sur le pourquoi du PV de réunions qui sont données.
Comment présenter un compte rendu de manière professionnelle ?
Pour rédiger un CR de manière professionnelle, il y a des impératifs à respecter. La personne qui rédige le document doit inclure certaines informations essentielles lors de sa prise de notes.
- Date et heure du meeting.
- Noms des participants, y compris les absents. Détails importants, notamment pour un compte rendu d'assemblée générale.
- Ordre du jour.
- État du suivi des décisions de la rencontre précédente.
- Nouvelles décisions prises et actions à suivre.
Les meilleures pratiques pour une présentation professionnelle de votre compte rendu
Rédiger un PV n'est pas une opération compliquée. L'ordinateur du rédacteur possède déjà les outils nécessaires pour entreprendre un travail professionnel. Un logiciel de traitement de texte, comme Word, est suffisant pour une bonne mise en page du PV. Dans le cas où le document doit contenir des graphiques et des couleurs, le tableur Excel est un outil pratique. Grâce aux graphes, les informations sont plus faciles à interpréter et différentes couleurs permettent une lecture plus facile.
Le compte rendu est un document important pour permettre à tous les collaborateurs de faire un suivi plus en profondeur de l'avancement d'un projet. Que ce soit dans le monde de l'entreprise ou de l'administration, cet outil offre une vision claire de la situation et de ce qui doit être entrepris pour une exécution efficace. En suivant les procédures établies pour rédiger un CR en bonne et due forme, la personne en charge de cette opération peut offrir une vision objective des débats et donner la possibilité à ceux que ça concerne de travailler professionnellement.